Premessa e obiettivi del Manuale per il trattamento dei dati personali

Il 4 maggio 2016 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale Europea il Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito anche il "Regolamento"), il quale è entrato in vigore il 25 maggio 2018 ed è applicabile dal 25 maggio 2018.

Il Manuale per il trattamento dei dati personali è redatto in conformità al Regolamento, sulla base di quanto disposto dall’art. 32 in merito alla valutazione dei rischi nel trattamento dati e alle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello adeguato di sicurezza e tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità dei trattamenti, nonché dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare del trattamento dei dati personali mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che i trattamenti sono effettuati conformemente al Regolamento Europeo sulla protezione dei dati. Premesso quanto sopra gli obiettivi del Manuale sono i seguenti:

Identificare e gestire i rischi, conseguenza possibile del trattamento

Proteggere i dati personali vuol dire individuare il rischio connesso al trattamento, valutarlo in termini di origine, natura, probabilità e gravità e determinare le azioni correttive che potrebbero essere fornite da codici di condotta, certificazioni e da un responsabile della protezione dei dati. Uno dei cambiamenti più significativi introdotti dal nuovo Regolamento UE 2016/679 è la presenza diffusa di forti richiami connessi al concetto di rischio. Nel testo del GDPR troviamo “il rischio è un elemento discriminante per il Titolare per decidere se comunicare o meno una violazione dei dati personali agli interessati (art. 34), per le PMI per il mantenimento di un registro dei trattamenti (art. 30), per decidere se adottare misure di sicurezza tecniche e organizzative (art. 32) ed effettuare valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (art. 35) e consultazioni preventive (art. 36)”.

Questa impostazione lascia intravedere un approccio orientato a favorire la presa di coscienza dei rischi in cui si incorre con le attività che prevedono il trattamento dei dati personali e la scelta di contromisure adeguate a contrastarli. Il Nuovo Regolamento vuole estendere la cultura del rischio inteso come driver delle decisioni del management anche nel contesto della protezione dei dati personali. Per questo è necessario innanzitutto decidere come si vuole gestire il rischio relativo alla protezione dei dati personali, definendo chi lo deve valutare, il metodo da utilizzare, quando svolgere la valutazione e quali sono le interazioni con le altre tipologie di rischio (prima tra tutte quella molto affine con i rischi relativi alla sicurezza delle informazioni).

Prevenire la possibilità che determinati problemi vengano scoperti in uno stadio avanzato del trattamento

Difendere la propria azienda da possibili minacce informatiche è un investimento che ai meno esperti del settore può sembrare economicamente eccessivo. Prevenire però è sempre meglio che curare. Vi siete mai soffermati a pensare quale danno potreste subire se vi succedesse una perdita di dati personali aziendali? Documenti originali (atti notarili, contratti, titoli, progetti, ecc…), documenti personali (foto), banche dati e back up. Perdere i dati è senz'altro un'esperienza da evitare in quanto il danno economico derivante può avere un impatto disastroso sull’Azienda e lo confermano i nuovi dati sul crollo di rendimento per le aziende che hanno subito un attacco hacker. Non investire sulla sicurezza informatica per le aziende al giorno d’oggi è un doppio svantaggio.

Innanzitutto perché se si subisce un attacco si produce meno; in secondo luogo perché i costi per riprendersi dopo una “visita amichevole” di cyber criminali sono molto più alti delle spese per la prevenzione di queste minacce. Stando ai numeri, il 22% delle aziende ha perso clienti dopo aver subito un attacco informatico: una violazione, infatti, interrompe il rapporto di fiducia instauratosi nel tempo e frena anche i possibili nuovi clienti. Qualcuno potrebbe pensare che si tratti solo di un caso. Spesso i clienti vanno e vengono, ma non è così poiché da un’ulteriore analisi risulta che il 40% delle piccole e medie imprese, che hanno perso dei clienti a causa di una violazione hacker, hanno visto andare in fumo oltre il 20% della propria customer base. Non si tratta dunque di semplici casualità. Inoltre i numeri sono impietosi anche in ottica di produzione oltre che di crescita o stabilità della clientela: il 29% delle aziende vittime di cyber criminali ha avuto una contrazione di fatturato, mentre il 23% ha perso un’opportunità di business.

Rafforzare il livello di affidabilità legato all’immagine dell’azienda

Oggi conta come mai prima (anche in ragione della maggior “viralità” dell’informazione, della rapida e pervasiva diffusione su social network e blog di news e commenti) avere una reputazione aziendale di tutto rispetto. Una macchia circa l’aver ricevuto sanzioni o comunque compiuto irregolarità in ambito di trattamento dei dati personali può, in varia misura a seconda dell’attività svolta dall’azienda, recare danni d’immagine e ripercussioni professionali quanto mai gravi, forse irreversibili. Meglio, dunque, evitare tale rischio pesando di più e meglio l’importanza degli adempimenti della privacy, così da poter provare in ogni momento di essere assolutamente in regola. Quanto alla professionalità, quale può essere la diversa stima con cui si valuta sul mercato un’azienda che, per quanto visibile al pubblico, sfoggia documenti e politiche aziendali in materia di privacy di assoluto livello, comprovando un’attenzione non comune per temi di grande attualità, ad esempio pubblicando sul suo sito web informative, policy aziendale, ecc…?

Definizioni

General Data Protection Regulation (GDPR)

Il Regolamento Generale per la Protezione dei dati Personali n. 2016/679 è la normativa europea in materia di protezione dei dati personali di persone fisiche. Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016, è entrato in vigore il 24 maggio 2016 ma la sua attuazione è avvenuta a distanza di due anni, a partire dal 25 maggio 2018. Trattandosi di un regolamento non necessita di recepimento da parte degli Stati dell’Unione per cui è attuato allo stesso modo in tutti gli Stati dell’Unione. Il suo scopo è, infatti, la definitiva armonizzazione della regolamentazione in materia di protezione dei dati personali all’interno dell’Unione Europea.

Dato personale

Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;

Dati particolari

I dati personali idonei a rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rilevare lo stato di salute e la vita sessuale.

Trattamento

 Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;

Limitazione di trattamento

Il contrassegno dei dati personali conservati con l’obiettivo di limitarne il trattamento in futuro;

Profilazione

Qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica;

Pseudonimizzazione

Il trattamento dei dati personali in modo tale che i dati personali non possano più essere attribuiti a un interessato specifico senza l’utilizzo di informazioni aggiuntive, a condizione che tali informazioni aggiuntive siano conservate separatamente e soggette a misure tecniche e organizzative intese a garantire che tali dati personali non siano attribuiti a una persona fisica identificata o identificabile;

Archivio

Qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati, indipendentemente dal fatto che tale insieme sia centralizzato, decentralizzato o ripartito in modo funzionale o geografico;

Titolare del trattamento

La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione o degli Stati membri;

Responsabile del trattamento

La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento;

Destinatario

La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o un altro organismo che riceve comunicazione di dati personali, che si tratti o meno di terzi. Tuttavia, le autorità pubbliche che possono ricevere comunicazione di dati personali nell’ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell’Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; il trattamento di tali dati da parte di dette autorità pubbliche è conforme alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità del trattamento;

Persona autorizzata

Le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile;

Interessato

La persona fisica a cui si riferiscono i dati personali; «Banca dati» Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti;

Misure di sicurezza

 Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che assicurano un livello di protezione adeguato ai dati personali;

Strumenti elettronici

Gli elaborati, i programmi per elaborare e qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento;

Autenticazione informatica

L’insieme degli strumenti elettronici e delle procedure per la verifica anche indiretta dell’identità;

Credenziali di autenticazione

I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica;

Parola chiave

Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica;

Profilo di autorizzazione

L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti;

Sistema di autorizzazione

L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente;

Terzo

La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che non sia l’interessato, il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento dei dati personali sotto l’autorità diretta del titolare o del responsabile;

Consenso dell’interessato

Qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento;

Violazione dei dati personali

La violazione di sicurezza che comporta accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati;

Dati genetici

I dati personali relativi alle caratteristiche genetiche ereditarie o acquisite di una persona fisica che forniscono informazioni univoche sulla fisiologia o sulla salute di detta persona fisica, e che risultano in particolare dall’analisi di un campione biologico della persona fisica in questione;

Dati biometrici

I dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca, quali l’immagine facciale o i dati dattiloscopici;

Dati relativi alla salute

I dati personali attinenti alla salute fisica o mentale di una persona fisica, compresa la prestazione di servizi di assistenza sanitaria, che rivelano informazioni relative al suo stato di salute;

Rappresentante

La persona fisica o giuridica stabilita nell’Unione che, designata dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento per iscritto ai sensi dell’articolo 27, li rappresenta per quanto riguarda gli obblighi rispettivi a norma del presente regolamento;

Impresa

La persona fisica o giuridica, indipendentemente dalla forma giuridica rivestita, che eserciti un’attività economica, comprendente le società di persone o le associazioni che esercitano regolarmente un’attività economica;

Gruppo imprenditoriale

Un gruppo costituito da un’impresa controllante e dalle imprese da questa controllate;

Norme vincolanti d’impresa

 Le politiche in materia di protezione dei dati personali applicate da un titolare del trattamento o responsabile del trattamento stabilito nel territorio di uno Stato membro al trasferimento o al complesso di trasferimenti di dati personali a un titolare del trattamento o responsabile del trattamento in uno o più paesi terzi, nell’ambito di un gruppo imprenditoriale o di un gruppo di imprese che svolge un’attività economica comune;

Autorità di controllo

L’autorità pubblica indipendente istituita da uno Stato membro ai sensi dell’articolo 51;

Autorità di controllo interessata

Un’autorità di controllo interessata dal trattamento di dati personali in quanto: a) Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento è stabilito sul territorio dello Stato membro di tale autorità di controllo; b) Gli interessati che risiedono nello Stato membro dell’autorità di controllo sono o sono probabilmente influenzati in modo sostanziale dal trattamento; c) Un reclamo è stato proposto a tale autorità di controllo;

Trattamento transfrontaliero

1. Trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle attività di stabilimenti in più di uno Stato membro di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento nell’Unione ove il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento siano stabiliti in più di uno Stato membro;
2. Trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle attività di un unico stabilimento di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento nell’Unione, ma che incide o probabilmente incide in modo sostanziale su interessati in più di uno Stato membro;

Obiezione pertinente e motivata

Un’obiezione al progetto di decisione sul fatto che vi sia o meno una violazione del presente regolamento, oppure che l’azione prevista in relazione al titolare del trattamento o responsabile del trattamento sia conforme al presente regolamento, la quale obiezione dimostra chiaramente la rilevanza dei rischi posti dal progetto di decisione riguardo ai diritti e alle libertà fondamentali degli interessati e, ove applicabile, alla libera circolazione dei dati personali all’interno dell’Unione;

Servizio della società dell’informazione

Il servizio definito all’articolo 1, paragrafo 1, lettera b), della direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio;

Organizzazione internazionale

Un’organizzazione e gli organismi di diritto internazionale pubblico a essa subordinati o qualsiasi altro organismo istituito da o sulla base di un accordo tra due o più Stati.

Ruoli e compiti

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza. Il Titolare del trattamento, in relazione all’attività svolta, può individuare, nominare e indicare per iscritto, se lo ritiene opportuno, uno o più Referenti del trattamento dei dati che assicurino e garantiscano che vengano adottate le misure di sicurezza. Qualora il Titolare del Trattamento ritenga di non nominare alcun referente del trattamento dei dati ne assumerà tutte le responsabilità e funzioni.

Referente del trattamento

Il Referente del trattamento, (data processor) è la persona fisica, giuridica che elabora i dati personali per conto del Titolare del trattamento (art. 4, par. 1, n. 8 GDPR). Si tratta di un soggetto, distinto dal titolare, che deve essere in grado di fornire garanzie al fine di assicurare il pieno rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, nonché di garantire la tutela dei diritti dell’interessato. Il titolare del trattamento risponde della gestione effettuata dal referente, dovendo ricorrere a referenti che presentino garanzie sufficienti in termini di conoscenza specialistica, affidabilità e risorse, per mettere in atto le misure tecniche e organizzative che soddisfino i requisiti dei Regolamento GDPR, e che le sue decisioni siano conformi alle leggi.

Compito specifico del Titolare è, infatti, quello di valutare il rischio del trattamento che pone in essere tramite i referenti. Il referente ha obblighi di trasparenza, occorre infatti contrattualizzare il rapporto tra titolare e referente specificando gli obblighi ed i limiti del trattamento dati. Il referente deve ricevere tutte le istruzioni in merito ai trattamenti operati per conto del titolare, alle quali dovrà attenersi. Inoltre il referente dovrà mettere a disposizione del titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi che gli impone l’articolo 28 del Regolamento e dovrà tenere il registro dei trattamenti svolti (ex art. 30, paragrafo 2, GDPR). Il referente ha poi l’obbligo di garantire la sicurezza dei dati adottando tutte le misure di sicurezza adeguate al rischio (art. 32 GDPR), garantendo la riservatezza dei dati, vincolando i dipendenti, informando il titolare delle violazioni avvenute ed occupandosi della cancellazione dei dati alla fine del trattamento.

Persona autorizzata al trattamento dei dati

Gli incaricati del trattamento sono le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento sui dati personali dal Titolare del Trattamento. In particolare gli incaricati del trattamento dei dati personali debbono osservare le seguenti disposizioni:

• Il trattamento dei dati deve essere effettuato in modo lecito e corretto;
• I dati raccolti devono essere raccolti e registrati unicamente per le finalità inerenti l’attività svolta;
• È necessaria la verifica costante dei dati ed il loro aggiornamento;
• È necessaria la verifica costante della completezza e pertinenza dei dati trattati;
• Devono essere rispettate le misure di sicurezza predisposte dal Titolare del trattamento;
• In ogni operazione del trattamento deve essere garantita la massima riservatezza ed in particolare:
• Divieto di comunicazione e/o diffusione dei dati senza la preventiva autorizzazione del Titolare;
• L’accesso ai dati dovrà essere limitato all’espletamento delle proprie mansioni ed esclusivamente negli orari di lavoro;
• La fase di raccolta del consenso dovrà essere preceduta dalla informativa ed il consenso al trattamento degli interessati rilasciato in forma scritta;
• In caso di interruzione anche temporanea, del lavoro verificare che i dati trattati non siano accessibili a terzi non autorizzati;
• Le proprie credenziali di autenticazione devono essere riservate;
• Svolgere le attività previste dai trattamenti secondo le direttive del Titolare del trattamento dei dati, non modificare i trattamenti esistenti senza l’esplicita autorizzazione del Titolare del trattamento dei dati;
• Rispettare e far rispettare le norme di sicurezza per la protezione dei dati;
• Informare il Titolare in caso di incidente di sicurezza che coinvolga dati particolari e non;
• Raccogliere, registrare e conservare i documenti cartacei ed informatici dei dati trattati in apposito archivio avendo cura che l’accesso ed essi sia limitato alle solo persone autorizzate;

Strutturazione del Manuale

Per il raggiungimento degli obiettivi sub descritti il Titolare del trattamento effettuerà una descrizione delle attività relative al trattamento dei dati personali, partendo da una descrizione dell’Organizzazione e strutturando la seguente documentazione:

• raccolta dei trattamenti effettuati e delle banche dati gestite, al fine di individuare le diverse tipologie di dati trattati, l’analisi dei rischi potenziali e le conseguenti misure di sicurezza (art. 32 Reg.);
• descrizione nel Manuale delle regole deontologiche e misure minime di sicurezza attuate e previste dal nuovo Regolamento UE;
• redazione del Registro delle attività del trattamento; L’Aziend

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